Αν σου έλεγα ότι για να διπλασιάσεις την αποτελεσματικότητα της επιχείρησής σου δεν χρειάζεσαι ούτε νέα δάνεια, ούτε ριζική αναδιοργάνωση, ούτε 12 ώρες επιπλέον δουλειά, θα με πίστευες;
Οι περισσότεροι μικρομεσαίοι επιχειρηματίες στην Ελλάδα ζουν με το άγχος της «μεγάλης αλλαγής». Περιμένουν τη στιγμή που θα έχουν χρόνο ή χρήμα για να τα φτιάξουν όλα από την αρχή. Όμως αυτή η στιγμή σπάνια έρχεται.
Το ιαπωνικό management προτείνει κάτι πολύ πιο εφικτό και, τελικά, πολύ πιο ισχυρό: το Kaizen. Τη συνεχή, μικρή, καθημερινή βελτίωση.
Τι είναι το Kaizen και γιατί σε αφορά;
Η λέξη Kaizen προέρχεται από το Kai (αλλαγή) και το Zen (καλό). Στην πράξη σημαίνει ότι δεν ψάχνουμε τη μία λύση που θα λύσει το 100% των προβλημάτων μας. Ψάχνουμε 100 μικρές λύσεις που θα βελτιώσουν το 1% της δουλειάς μας.
Για μια μικρή επιχείρηση παροχής υπηρεσιών αυτό είναι απελευθερωτικό. Σημαίνει ότι η βελτίωση δεν είναι ένα βουνό που πρέπει να ανεβείς μια φορά, αλλά ένα μονοπάτι που περπατάς κάθε μέρα.
Γιατί περιμένεις πάντα τη μεγάλη στιγμή που δεν έρχεται ποτέ;
Στην Ελλάδα έχουμε μια τάση προς το μελόδραμα: «Ή θα τα αλλάξω όλα ή τίποτα». Αυτό οδηγεί στην αναβλητικότητα.
Περιμένεις να αγοράσεις το τέλειο λογισμικό CRM πριν αρχίσεις να οργανώνεις τους πελάτες σου. Περιμένεις να προσλάβεις τον τέλειο manager πριν φτιάξεις διαδικασίες.
Το Kaizen λέει: ξεκίνα με αυτό που έχεις. Αν το Excel σου είναι μπερδεμένο, μην περιμένεις το CRM. Φτιάξε σήμερα μία στήλη που λείπει. Αυτό το 1% είναι η αρχή της αλλαγής σου.
Πού κρύβεται το «χαμένο» 1% στην επιχείρησή σου;
Στις υπηρεσίες, η σπατάλη δεν είναι υλική (όπως στα εργοστάσια). Είναι σπατάλη ενέργειας, χρόνου και προσοχής. Πρόσεξε τις «μικρές τριβές» της ημέρας σου:
Το email που γράφεις από την αρχή: Αν γράφεις το ίδιο email ενημέρωσης 10 φορές την εβδομάδα, χάνεις χρόνο. Φτιάξε ένα template. Βελτίωση 1%.
Η αναζήτηση αρχείων: Αν ψάχνεις 5 λεπτά για να βρεις ένα συμβόλαιο, η ονοματοδοσία των αρχείων σου «νοσεί». Όρισε έναν κανόνα σήμερα. Βελτίωση 1%.
Η διευκρινιστική ερώτηση του πελάτη: Αν ο πελάτης σε παίρνει τηλέφωνο για να ρωτήσει «πότε θα είναι έτοιμο;», σημαίνει ότι η αρχική σου ενημέρωση δεν ήταν σαφής. Πρόσθεσε μια πρόταση στο αρχικό email. Βελτίωση 1%.
Αν δεν γνωρίζεις από που να ξεκινήσεις, ρώτα τους ανθρώπους της επιχείρησης σου που βρίσκονται στη πρώτη γραμμή (γραμματείς, πωλητές, υπαλλήλους υποδοχής). Αυτοί θα σου δώσουν σίγουρα ένα σημείο που χρειάζεται άμεση βελτίωση.
Γιατί ένα μικρό βήμα την ημέρα αξίζει περισσότερο από ένα μεγάλο άλμα το χρόνο
Είναι θέμα ανατοκισμού. Αν βελτιώνεις την επιχείρησή σου κατά 1% κάθε μέρα, στο τέλος του χρόνου δεν θα είσαι 365% καλύτερος, αλλά 37 φορές καλύτερος (λόγω της εκθετικής ανόδου).
Οι μικρές αλλαγές έχουν δύο τεράστια πλεονεκτήματα. Πρώτον, δεν φοβίζουν την ομάδα: οι άνθρωποι μισούν τις ριζικές αλλαγές, αλλά λατρεύουν τις μικρές διευκολύνσεις. Δεύτερον, δεν κοστίζουν: τις περισσότερες φορές, η λύση είναι θέμα σκέψης, όχι αγοράς εξοπλισμού.
Πώς να εφαρμόσεις το Kaizen στην πράξη: 4 βήματα
- Εντόπισε το “Muda” (τη Σπατάλη). Στην Ιαπωνία, Muda είναι οτιδήποτε δεν προσθέτει αξία στον πελάτη. Ρώτα την ομάδα σου: «Ποιο κομμάτι της δουλειάς μας σήμερα ήταν εντελώς άχρηστο;»
- Σπάσε το πρόβλημα στα δύο. Μην προσπαθείς να λύσεις το «πρόβλημα της επικοινωνίας». Λύσε το «πρόβλημα της ενημέρωσης για τα ραντεβού». Όσο πιο μικρό είναι το πρόβλημα, τόσο πιο εύκολη είναι η λύση.
- Δοκίμασε γρήγορα. Μην ψάχνεις την τέλεια λύση. Δοκίμασε κάτι για μία εβδομάδα. «Αυτήν την εβδομάδα, θα στέλνουμε ένα SMS επιβεβαίωσης 2 ώρες πριν το ραντεβού». Στο τέλος της εβδομάδας, δες: μειώθηκαν οι ακυρώσεις; Αν ναι, κράτα το. Αν όχι, δοκίμασε κάτι άλλο.
- Καθιέρωσε το “Kaizen Time”. Αφιέρωσε 10 λεπτά στο τέλος της εβδομάδας για να συζητήσεις με την ομάδα: «Τι μικρό διορθώσαμε αυτήν την εβδομάδα;». Αυτό δημιουργεί κουλτούρα βελτίωσης.
Το Kaizen σε δύο διαφορετικές επιχειρήσεις
Σε ένα ιατρείο οικογενειακής ιατρικής, η διαχείριση του χρόνου αναμονής ήταν χρόνιο πρόβλημα. Οι ασθενείς περίμεναν 30 με 40 λεπτά, παρά τα κλεισμένα ραντεβού. Η λύση δεν ήταν να δουλεύει ο γιατρός γρηγορότερα. Ήταν να αφήνει 5 λεπτά «αέρα» ανάμεσα στους ασθενείς, ένα Kaizen που μείωσε την αναμονή στο μισό.
Σε ένα φαρμακείο, η έρευνα αποθέματος γινόταν χειροκίνητα και έτρωγε 45 λεπτά κάθε πρωί. Η υιοθέτηση ενός κοινού λογισμικού έκανε αυτή τη διαδικασία αυτόματη.
Η ψυχολογία της συνεχούς βελτίωσης
Το Kaizen αλλάζει τον τρόπο που βλέπεις τα προβλήματα. Τα προβλήματα σταματούν να είναι «πηγή άγχους» και γίνονται «πηγή βελτίωσης».
Όταν βλέπεις ένα λάθος, η αντίδραση δεν είναι πια «πάλι τα ίδια», αλλά «εδώ υπάρχει μια ευκαιρία για ένα Kaizen». Αυτή η αλλαγή οπτικής μειώνει δραματικά το εργασιακό στρες του ιδιοκτήτη. Δεν χρειάζεται να είσαι ο «παντογνώστης» που λύνει τα πάντα. Χρειάζεται μόνο να είσαι ο συντονιστής που ενθαρρύνει τις μικρές αλλαγές.
Μην περιμένεις το θαύμα
Η επιτυχία δεν έρχεται από μια μεγάλη έκρηξη. Έρχεται από μια σειρά μικρών βημάτων που δεν σταματούν ποτέ.
Το ιαπωνικό management μας διδάσκει ότι η τελειότητα δεν είναι ένας προορισμός που θα φτάσεις κάποια στιγμή και θα ξεκουραστείς. Είναι η διαδικασία του να γίνεσαι σήμερα λίγο καλύτερος από χθες.
Σταμάτα να ονειρεύεσαι τη μεγάλη αλλαγή που θα λύσει όλα σου τα προβλήματα και κοίταξε το γραφείο σου. Τι είναι αυτό το ένα μικρό πράγμα που μπορείς να διορθώσεις μέσα στα επόμενα 10 λεπτά; Κάνε το. Και αύριο, κάνε το επόμενο. Αυτή είναι η πραγματική δύναμη του Kaizen.
